Fagruppens oppgaver og ansvar

Faggruppens oppgaver og ansvar ved anskaffelse av rammeavtaler for BTV-samarbeidet.

Ved anskaffelse av ny rammeavtale skal det normalt etableres en faggruppe med representanter fra deltakerne i innkjøpssamarbeidet.

Det er BTV Innkjøp som har hovedansvaret for at anskaffelsen gjennomføres i tråd med regelverket for offentlige anskaffelser. Faggruppens overordnede oppgave er å medvirke til at innkjøpssamarbeidet gjør en best mulig anskaffelse, bl.a. ved å bidra med nødvendig fag-, produkt- og brukerkunnskap på det aktuelle avtaleområdet.

Det er faggruppen som setter premissene for kommende leveranser gjennom forberedende arbeid med konkurransegrunnlag og kontrakt.

Målet er at deltakerne i innkjøpssamarbeidet skal motta leveranser som dekker behovet til riktige vilkår, herunder kvalitet og pris mv.

 

Faggruppens ansvar og myndighet i anskaffelsesprosessen

Generelt:

  • Faggruppen skal opptre i tråd med god forretningsskikk, gjeldende lovverk og allmenne etiske normer.
  • Deltakere i faggrupper skal være habile, jf. anskaffelsesforskriften § 3-7.
  • Faggruppen har taushetsplikt om forretningshemmeligheter og annen strategisk informasjon de får i løpet av anskaffelsesprosessen. Hver enkelt deltaker plikter å medvirke til at slik informasjon ikke tilkommer uvedkommende, jf. anskaffelsesforskriften § 3-6.

 

Faggruppens hovedoppgaver ved forberedelse av ny konkurranse  

Fram til kunngjøring av konkurransen skal faggruppen delta i faggruppemøter og på markedskonferanse med potensielle tilbydere. Avhengig av anskaffelsens kompleksitet vil det bli gjennomført 2-5 faggruppemøter i forberedelsesfasen.

Faggruppens hovedoppgave i faggruppemøtene er å delta aktivt i forbindelse med

  • Verifisering/beskrivelse av behovet
  • Kartlegging av særlige problemstillinger, f.eks. mht. utfordringer og risiko knyttet til markedet, produkter, eventuelle interne føringer i egen organisasjon, ønsket kvalitetsnivå sett opp mot forventninger til prisnivå, miljøhensyn, samfunnsansvar mv.
  • Utforming av kravspesifikasjon, tildelingskriterier og eventuelle særskilte kontraktskrav

Deltakere i faggruppen har ansvar for eventuell nødvendig forankring for beslutninger i egen virksomhet.

Dersom en deltaker i faggruppen skulle bli forhindret fra å delta på planlagte faggruppemøter, må vedkommende informere BTV Innkjøps prosjektleder på e-post med kopi til innkjøpssjef/-kontakt i egen virksomhet.

 

Faggruppens hovedoppgaver ved gjennomføring av konkurransen  

Etter kunngjøring og fram til noen dager før tilbudsfrist er det anledning for potensielle tilbydere å stille spørsmål til innholdet i konkurransegrunnlaget.

Dersom vi mottar tekniske eller faglige spørsmål knyttet til kravspesifikasjonen, som faggruppen er nærmest til å svare på, vil spørsmålene bli videresendt til faggruppen. Det er derfor viktig at faggruppen er tilgjengelig for spørsmål i denne perioden.

 

Faggruppens hovedoppgaver i forbindelse med evaluering av tilbud (og ved eventuell klagesak)

Etter tilbudsfrist foretar BTV Innkjøp en kvalifisering av tilbydere. I tillegg foretas en overordnet gjennomgang av tilbudene mht. forhold som kan føre til avvisning. Dersom det er klart at en tilbyder må avvises, vil BTV Innkjøp sende avvisningsbrev til tilbyder uten å involvere faggruppen. Der det kan være tvilsomt om et tilbud skal avvises, særlig ved avvisning på grunn av forhold ved tilbudet, tas dette opp til diskusjon i første evalueringsmøte sammen med faggruppen.

Normalt vil det bli gjennomført 1-2 felles evalueringsmøter der hele faggruppen deltar. I forkant av første faggruppemøte vil deltakerne få tilsendt hele eller deler av tilbudene som skal evalueres, samt en kort veiledning om evaluering av tilbud.

Faggruppens hovedoppgave er så å sette seg inn i tilbudsbesvarelsene knyttet til de kvalitative tildelingskriteriene, samt å foreta en foreløpig rangering av tilbud ut fra styrker og svakheter ved den enkelte tilbudsbesvarelse.

I første evalueringsmøte vil tilbudsbesvarelsene bli gjennomgått i fellesskap. Faggruppen skal i møter delta aktivt ved begrunnelse av poengsetting for hver enkelt besvarelse under hvert enkelt tildelingskriterium. Evalueringen kan også innebære testing av vareprøver.

Etter at evalueringen er sluttført vil BTV Innkjøp sende ut tildelingsbrev til samtlige tilbydere, der det oppgis en karenstid forut for inngåelse av kontrakt.

Dersom vi mottar klage fra en av tilbyderne før kontraktsinngåelse, vil BTV Innkjøp kontakte hele eller deler av faggruppen dersom det er behov for innspill i forbindelse med svar på klage.

Etter kontraktsinngåelse er vi over i kontraktfasen, der hovedfokus er implementering, oppfølging og tilpassing av leveranser, samt eventuell konflikthånderting.

 

Referansegruppe i avtaleperioden

I forbindelse med oppfølging av inngått avtale kan det være behov for bistand fra deltakerne i faggruppen. Hele eller deler av faggruppen oppnevnes derfor som referansegruppe i avtalens løpetid.

Referansegruppens oppgaver kan f.eks. være

  • Bistand ved håndtering av innmeldte avvik, så som mangler ved leveranser, feil ved fakturering, etc.
  • Bistand ved avklaringer mht. produktspekter, herunder produktendringer og innføring av erstatningsprodukter
  • Representasjon i oppfølgingsmøter med leverandøren

                           


Publisert 4. august 2016, oppdatert 5. januar 2017.