Veien til ny rammeavtale

Anskaffelsesprosessen består av tre faser: forberedelsesfase, gjennomføringsfase og kontraktsoppfølgingsfase.

BTV deler gjennomføringsfasen i tre for at det skal være lettere å fange opp at oppstart nærmer seg. Gjennomføringsfasen er delt i kunngjøring, evaluering og implementering. Alle fasene er beskrevet under.

Illustrasjonen som vi bruker til for å si hvilken fase som er gjeldene er forberedelsefasen og de tre hentet fra gjennomføringsfasen. Kontraktoppfølgingsfasen er ikke med på illustrasjonen, men vil da være de resterende 4 årene.

Definere behovet 

Gjennomføre foranalyse med anbefaling 

  • Kartlegging av estimert omfang og historikk
  • Markedssituasjon (store eller små leverandører)
  • Bedre innkjøpspraksis (standardisering, bedre innkjøpsvilkår)
  • Terskelverdi og valg av konkurranseform
  • Eventuelt gjennomføre markedsundersøkelse
  • Beskrivelse av hva man ønsker å oppnå med rammeavtalen (bedre priser, bedre innkjøpspraksis, bedre kvalitet, leveringstid, gebyrer og lignende)
  • Konklusjon, gjennomføre konkurranse eller ikke

Invitasjon til kommuner og fylker om deltagelse i faggruppe 

Det sendes ut e-post til alle innkjøpskontakter, med invitasjon til deltagelse i faggruppe, foreløpig fremdriftsplan og dato for første faggruppemøte. Det gis en svarfrist på ca 2 uker.

Hvis det kommer inn for mange forslag på kandidater, foretar BTV Innkjøp et utvalg. Utvelgelsen tar hensyn til geografi og størrelse på kommune, samt faglig kompetanse. Det skal utnevnes representanter fra både kommune og fylkeskommune. Størrelsen på faggruppen varierer.

En faggruppe er et faglig og rådgivende utvalg som har i oppgave å medvirke til at alle enheter tilknyttet fylkeskommunens og kommunenes innkjøpsordning, gjør de mest optimale innkjøp av varer og tjenester. De skal foreta en faglig vurdering av behov og utstyr/tjenester, samt innstille til valg av vinner. Begrunnelse for valg av vinner skal være knyttet opp mot tildelingskriteriene og saklig argumentert.

BTV har beskrevet fagruppens oppgaver og ansvar på egen side.

Oppstartsmøte faggrupper 

Faggruppemøter for utarbeiding av komplett konkurransegrunnlag 

Det gjennomføres 4-5 faggruppemøter over en tidsperiode på ca 7 måneder.

Markedskonferanse 

BTV legger ut invitasjon på doffin.no. Agendaen inneholder blant annet:

  • Orientering om den kommende konkurransen.
  • Gjennomgang og diskusjon om kravspesifikasjon, standarder og teknologi i den aktuelle bransjen.
  • Orientering om fremdrift.

Faggruppemøter for tilpasning etter markedskonferanse

Det gjennomføres 1-2 faggruppemøter for å gjøre eventuelle endringer i konkurransegrunnlaget i etterkant av markedskonferansen.

Kontakt med innkjøpskontakter og kvalitetssikring av konkurransegrunnlag

Konkurransegrunnlaget sendes til innkjøpskontaktene for innspill og korrektur ca 2-3 uker før utlysning, samt en forespørsel om deres kommune eller fylke ønsker å være med på rammeavtalen.

 


 

Utlysning av konkurranse

  • Kunngjøring på doffin.no.

Tilbudsfrist

  • Dette avhenger av konkurranseform, men som oftest 45 dager.

 

 

Evaluering av tilbud

  • Ca 3-4 uker.

Kvalifisering

  • Vurdere om leverandørene tilfredsstiller kvalifiseringskravene.
  • Kvalifiserte tilbud evalueres opp mot tildelingskriteriene.

Eventuell avvisning av tilbud

Eventuell avlysning, på grunn av

  • Manglende konkurranse (kun ett tilbud)
  • Saklig grunn

Eventuelle forhandlinger (frist for reviderte tilbud osv.)

Konkurranse med forhandlinger er lik som en vanlig åpen anbudskonkurranse, frem til tilbudene er åpnet. Konkurransen kan inneholde flere faser for å redusere antall tilbud å forhandle om. En eventuell reduksjon skal skje på bakgrunn av det som er oppgitt i konkurransegrunnlaget. For å oppnå reell konkurranse i siste forhandlingsrunde, må det være igjen minst tre tilbydere. Under forhandlingene skal kravet til likebehandling og god forretningsskikk, samt reglene om taushetsplikt følges. Når forhandlingene er avsluttet, og endelig tilbud er valgt, følger konkurranse med forhandlinger samme "oppskrift" som åpen anbudskonkurranse.

Tildeling/karenstid 11 dager, hvor man kan få

  • Spørsmål om innsyn.
  • Klagebehandling/rettsprosess.

 


 

Signering av kontrakt

Under utforming av kontrakten er det viktig at konkurransegrunnlaget og leverandørens tilbud gjenspeiles. Standard avtalevilkår er alltid de samme. Når kontraktsforslaget er ferdig må det godkjennes av innkjøpssjef, før det sendes til leverandøren for endelig godkjenning. Før kontrakten signeres anbefales det å gjennomføre et kontraktsmøte med den nye leverandøren.

Kontrakten kan ikke signeres før karenstiden er ute.

Dersom vedståelsesfristen går ut før kontrakten er signert er konkurransen i prinsippet avsluttet, og det kan ikke inngås noen kontrakt, fordi oppdragsgiver står uten bindende tilbud. Det må derfor sendes ut e-post om forlengelse av vedståelsesfristen hvis det ikke er signert noen kontrakt før utgangen av fristen.

Rammeavtalen består av følgende dokumenter:
  • Rammeavtale (dette dokument) og eventuelle tilleggs-/endringsavtaler   
  • Konkurransegrunnlag med spesifikasjoner, herunder prisskjema  
  • Tilbud med spesifikasjoner  
  • Standard avtalevilkår  
  • Avtale om elektronisk samhandling (Samhandlingsavtalen)  

Dokumentene blir lagt i vår elektroniske kontraktsforvalter (EKF). Det blir også sendt ut en fyldig epost med informasjon om den nye rammeavtalen til aktuelle personer.

Kunngjøring av kontraktstildeling
Dette blir kunngjort i DOFFIN- og TED-databasene.
Implementering

  • Det utarbeides en milepælsplan for implementering av avtalen.
  • Det sendes ut informasjon fra leverandøren til brukere av rammeavtalen. 
  • For å sikre god implementering av avtalen kan brukersamlinger og leverandørbesøk være gode tiltak.

Distribusjon av avtale

Når avtalen er signert sendes det ut en elektronisk kopi av rammeavtalen med informasjon til innkjøpskontakter, deltakende kommuner, samt innkjøpskontaktene i fylkeskommunene.


 

Kontraktsoppfølging

De neste årene med løpende kontrakt har vi beskrevet under eget menypunkt "Rammeavtaler"


 

Når en rammeavtale er tatt i bruk er det viktig med kontinuerlig oppfølging, følgende aktiviteter gjennomføres derfor jevnlig;

  • Statusmøter med leverandør.
  • Oppfølging av statistikk/avtalelojalitet.
  • Oppfølging av priser (valuta, råvarepriser, konkurranseendringer etc.).

Prolongering

Arbeidet med å forlenge rammeavtalen startes i god tid før avtaleslutt, og som regel utløses en opsjon 3 måneder før dette.

  1. Forespørsel om referanser fra innkjøpskontakter i deltagende kommuner og fylkeskommuner, samt en frist til å si fra om de ikke ønsker å delta på prolongering av avtalen.
  2. Innkalling til dialogmøte med rammeavtaleleverandør.
  3. Opsjon utløses dersom man ønsker å forlenge avtalen. Ønsker man ikke dette varsles rammeavtaleleverandør og arbeidet med ny utlysing iverksettes.
  4. Hvis det har blitt forhandlet endringer i rammeavtalen må leverandøren godkjenne forlengelsen av avtalen.
  5. Det sendes ut informasjon om forlengelse av avtalen til deltagende kommuner.

Publisert 24. juni 2016, oppdatert 10. oktober 2016.