Basware PM

Buskerud Fylkeskommune bruker bestillingssystemet Basware PM. BFK-ansatte kan bruke supporten til BTV Ehandel til alle typer spørsmål.

http://twitter.com/buskerudfoldfylke https://www.facebook.com/buskerudfylkeskommune http://plus.google.com

 


Generelle spørsmål

 

Hvis jeg blir spurt om passord?

Det skal være automatisk innlogging. Hvis du blir spurt om passord er du kanskje på hjemmekontor eller mobil/ipad. Passordet du skal taste inn det du vanligvis bruker på nettverket/pcen/citrix. Brukernavnet er tallbruker/ansattnummer etterfulgt av @bfk.no, se bilde. 

 

Hvorfor blir jeg kastet ut av systemet hvis jeg er borte fra PCen en stund?

De fleste systemer kaster deg ut etter en viss periode, for eksempel nettbank. Systemleverandøren er pålagt å gjøre dette for å unngå misbruk. Du kan være borte fra PM i opptil 20 minutter før du blir kastet ut. Hvis du er i gang med å lage en anmodning, pass på å lagre. Dersom du plukker varer må du eventuelt lagre handlekurven, da vil du unngå å miste det du holder på med om du skulle bli kastet ut av systemet underveis.

 

Hvordan få hjelp til å opprette ny innkjøpsplan?

For å opprette ny innkjøpsplan må vi ha opplysninger om:
navn på plan, bruksområde/avdeling, brukersted/organisasjon, gyldig til-fra dato, ønsket beløp, navn på bruker(e) av planen og navn på godkjenner. Hvis du ønsker forhåndsutfylt art, ansvar/kostnadssted og/eller tjeneste kan du oppgi det også.
Denne informasjonen sendes på mail til ehan...@bfk.no

 

Har du glemt å åpne planen først?

Hvis du handler på planer, er det fort gjort å glemme å åpne planen før du lager en bestilling. Gjør følgende så slipper du å starte på nytt om du glemmer å åpne planen

  1. Lagre anmodningen som du hadde ferdig.
  2. Åpne planen som du hadde glemt.
  3. Hent opp anmodningen under "Utkast/returnert".

Nå kan du sende anmodningen videre ved å trykke "Send på sirkulasjon" og deretter "Bekreft" og "Fortsett".


Bestilling

Vi oppfordrer alle til å bruke "Avansert søk" hver gang og klikke på kolonneoverskriften "Avtale?" for å sortere på best-pris for de katalogene som har det.

 

Hvordan opprette ny bruker?

For å opprette ny bestiller trenger vi opplysninger om; navn på bruker, ansattnummer, epostadresse, rolle (bestiller/godkjenner), virksomhet/avdeling og ansvar/kostnadssted(er). For å opprette nye bestillere trenger vi en bekreftelse fra anviseren/godkjenneren, og for å opprette ny godkjenner/anviser trenger vi ferdig utfylt anvisningsmyndighetsskjema. Denne informasjonen sendes på mail til ehan...@bfk.no

 

Jeg søker etter ett enkelt produkt men får opp veldig mange produkter

Katalogene inneholder veldig mange forskjellige produkter. For eksempel vil ordet "saks" dukke opp i både boktitler og matvarer (for eksempel "grønnSAKSuppe"). Prøv å skrive flere ord, eller bruk "Avansert søk". Her kan du velge bare én leverandør eller produktgruppe. Du kan også søke på varenummeret til leverandøren, men husk at to leverandører kan ha samme varenummer.

TIPS! Når du har søkt opp en vare under "Avansert søk", kan du bruke "Filtre" til å gjøre resultatlisten mer oversiktlig. 

 

Hvordan finner jeg produktene som vi har spesiell pris på?

Noen produkter har fylkeskommunen en spesielt gunstig pris på. Disse kan ligge innimellom lignende produkter med en høyere pris. Du finner de billigste produktene ved å bruke prislisten som følger med avtalen, og søke på varenummer. Gå inn i rammeavtaleoversikten (EKF) eller ta kontakt med avtaleansvarlig.

 

Kan jeg fortsatt bruke den gode, gamle papirkatalogen når jeg bestiller?

Vi anbefaler å bruke bestillingssystemet og den elektroniske katalogen for å handle på avtalt sortiment. Med papirkatalog er det lett å ønske seg noe som ikke er i avtalesortimentet. Husk å vær fleksibel på hvilket produkt som kan dekke dine behov. Varenumrene skal være de samme elektronisk og på papir.

 

Hvordan vet jeg om det jeg bestiller er per pakke, eske eller stykkpris?

Alle produkter har en egen kode for hvordan den selges. De vanligste kodene er:

PK - Forpakning
EA - Stykk
BO - Flaske
CT - Kartong
BG - Pose
SET - Sett
KGM - Kilo
LTR - Liter
MTR - Meter

Alle forkortelsene følger en EU-standard. Se alle forkortelsene.

 

Hva gjør jeg hvis jeg ikke finner det jeg leter etter?

Ta kontakt med BTV Innkjøp, så skal vi hjelpe deg. Hvis produktet du har i tankene er noe som angår mange vil vi legge det til i sortimentet.

 

Kan systemet huske det jeg har bestilt til en annen gang?

Ja, du kan lage en mal. En mal er en samling med varer du kan legge i handlekurven med ett klikk. En mal lager du slik;

  1. Søk opp varene du vanligvis bestiller og legg dem i handlekurven.
  2. Gå til handlekurven og trykk på knappen "Opprett mal".

Malen ligger nå klar til neste gang du skal handle;

  1. Gå til "Ny anmodning" og "Maler".
  2. Legg malen til handlekurven.
  3. Plukk eventuelt bort varelinjer du ikke trenger akkurat nå, legg til nye, eller juster på antallet.

 

Kan jeg skrive ut en mal?

Ja, gå til malen og trykk "Kikk" på Fil-menyen øverst til venstre. Velg "Skriv ut" eller "Print".


Fritekst

Kan jeg bestille hva som helst fra hvem som helst?

Ja, så lenge det er en vare eller tjeneste det er mulig å bli enig om en pris på. Det er ingen begrensninger på hvem du kan bestille fra, hvordan bestilling skal skje eller hva bestillingen skal inneholde. Fritekst er en god måte å dokumentere hva man har bestilt i tilfelle det skulle være uklarheter ved levering.

 

Det står at jeg må oppgi pris, men jeg vet ikke hva det vil koste.

Sjekk med en eller flere leverandører og få tilbud. Du MÅ skaffe rede på pris før du bestiller på fritekst.

 

Hvordan beskriver jeg hva jeg skal ha?

Du kan beskrive hva du skal ha i feltet "Produkt" og/eller ved å legge ved dokumenter. Du kan også vise til tidligere mottatt tilbud, og legge ved dokumenter som for eksempel prosjektplan med kostnader, skisse over nytt kontorlandskap, komplett prosjektbeskrivelse for en ny bro, tilbud på miniubåt, osv.

 

Jeg ser at man kan lage flere bestillingslinjer, men må man skrive inn all informasjon hver gang?

Nei, når du er ferdig med den første bestillingslinjen kan du kopiere hele linjen, for så å rette opp det som er forskjellig på neste varelinje.


Kontering

Jeg kommer ikke videre når jeg har kontert.

Har du flere varelinjer?
Er du sikker på at du har fylt ut alle obligatoriske felt på alle bestillingslinjene?

Alle felt med rød stjerne må være fylt ut. Når du velger konteringsinformasjon, kan du krysse av for "Bruk på alle bestillingslinjer" dersom informasjonen er lik på alle linjer. Dersom du fremdeles ikke kommer videre, gå igjennom hver enkelt linje og se at ingen felt er blanke - har du for eksempel husket mva.?

 

Hva skal jeg skrive i konteringsfeltet "Avtale"?

Dette feltet brukes for å sjekke om lov om offentlige anskaffelser er fulgt. For eksempel skal det føres protokoll og gjennomføres en konkurranse for kjøp over 100.000 kroner. Har du handlet gjennom en av våre rammeavtaleleverandører, skal du bruke kode "10 - Kjøp på rammeavtale".

Mer informasjon om anskaffelseskoder og kontering.


Godkjenning

Hva gjør jeg når anviser ikke er tilstede?

Det skal være minst to anvisere ved hver virksomhet. Når du sender en anmodning til godkjenning, må du forsikre deg om at en anviser er tilstede innen to dager, hvis ikke får du bestillingen i retur. Ta kontakt med BTV Innkjøp dersom du vil tilbakekalle bestillingen og sende den til en annen anviser. Du kan velge flere anvisere på en gang, men pass da på at du krysser av for "kun en trenger å godkjenne", hvis ikke må begge godkjenne bestillingen.

 

Er anviser nødt til å godkjenne hver eneste bestilling?

Nei, ikke nødvendigvis. Du kan i samarbeid med anviser opprette en plan. Denne planen kan for eksempel innebære at du har lov til å handle kontorrekvisita for 20.000 kroner i en viss periode. Da kan du bestille direkte innenfor rammene av planen. Ta kontakt med oss, så hjelper vi deg med å opprette en plan.


Varemottak

Hvordan gjør jeg varemottak, og hvorfor må jeg gjøre det?

Når du gjør varemottak i PM, forteller du regnskapssystemet at varene er mottatt og faktura kan betales. Vi sparer mye på at fakturaen betales automatisk etter at du har gjort varemottak.

  1. Logg deg inn i PM.
  2. Klikk på "Mine oppgaver" på venstre side.
  3. Klikk på "Motta". Det vil for eksempel stå "Motta (3)", hvis du har tre bestillinger som det ikke er gjort mottak på.
  4. Klikk "Åpne" på den bestillingen du vil gjøre mottak på.
  • Dersom du har fått hele bestillingen, trykk "Motta alle" og bekreft. Mottak er gjort, og bestillingen forsvinner fra oversikten.
  • Dersom du ikke har fått alle varene, skriv inn hva du har fått, og lagre bestillingen. Det vil nå ligge en rest i systemet - gjør det samme på nytt når alt har kommet.

 

Hva skal jeg gjøre hvis hele eller deler av bestillingen ikke kommer?

Dersom du savner noe av bestillingen, må du ringe leverandøren. De kan fortelle deg om det er snakk om en restlevering, eller om noe er feil med bestillingen.

Dersom deler av varene ikke blir levert, gjør du varemottak på det du har fått, og trykker "Lukk bestilling". Deretter kan du be om at fakturabehandlingen stoppes. Dersom varene du ikke har fått utgjør en vesentlig del av bestillingen, trenger du ikke stoppe fakturaen. Den vil automatisk sendes til manuell behandling fordi fakturabeløp og bestillingsbeløp er forskjellig.

 

Hvordan angrer jeg varemottak?

Gå til varemottak, klikk på "Delvis mottatt/ikke mottatt" i rullegardinmenyen helt til høyre, og velg "Fullt mottatt". Nå ser du alle varelinjene du har gjort mottak på. Klikk "Avbryt" for å angre, og linjen vil nå vises som ikke mottatt.

 

Jeg trykket "Motta alle", men nå viser det seg at jeg har ikke mottatt alt likevel.

Kontakt BTV Innkjøp for mer hjelp.

 

Får du varsel om "manglende ordremottak"?

Får du varsel av typen "Vennligst kontroller denne før matching kan utføres"? De kan du foreløpig se bort i fra, da de henviser til en ordre som allerede er mottatt.

 

Pass på at du bestiller alle varene dine fra samme leverandør, slik at du unngår å få varer levert i flere forsendelser.

Når du bruker "Avansert søk", ser du hvilken leverandør produktet stammer fra, slik at du kan velge å kjøpe alt fra samme leverandør.


Publisert 5. juli 2016, oppdatert 2. desember 2018.