Konteringsguide

Basware PM krever at du som bestiller fyller ut konteringsinformasjon om varene du har bestilt, under finner du en guide til hvordan du gjør dette.

Oversikt

Oversikten viser hvilke produkter du skal bestille og konteringen på disse. I eksemplet over mangler linje 1 og 2 tjeneste, mva. og avtale, i tillegg mangler linje 2 også kostnadssted. Alt dette må fylles ut før man kan gå videre, men ved å klikke på den lille grå knappen utenfor hvert konteringsfelt og velge "bruk på alle bestillingslinjer" kan du "auto-fylle" alle feltene. Deretter kan du gå inn på hver enkel linje å endre det som eventuelt må endres.

 

Produktinfo

Produktinfo viser all informasjon om det bestilte produktet. Det er denne informasjonen leverandøren bruker for å finne riktig produkt. Dersom du har handlet fra en katalog, er alt dette ferdig utfylt. Dersom du har laget en fritekstbestilling, er det du som har fylt ut denne informasjonen.

Lurer du på hvilken momssats som gjelder for produktet, finner du dette under "Produktinfo".

 

Konteringsinfo

Disse feltene angir hvordan bestillingen skal føres i regnskapet.

 

Art

Dette feltet forklarer hva du bestiller. Inndelingen er automatisert, slik at du stort sett slipper å fylle den ut. Det er likevel lurt merke seg hva som står i feltet "Artsnavn". I dette eksemplet er det kode 1150 "Matvarer i kantine". Har du handlet varene fordi de skal brukes som matvarer i en kantine? Hvis ikke, må du finne en annen art. Det kan jo hende det skal brukes som undervisningsmateriell?

 

Prosjekt, diverse og tjeneste

Tjeneste er i bruk og er for mange av oss det samme hele tiden. Prosjekt og Diverse står ofte tomme. Spør din innkjøpskontakt om disse feltene.

 

Kostnadssted

Kostnadssted angir hvem som skal betale varen (hvor pengene kommer fra). Dette feltet skal være forhåndsutfylt.

Det kan være at en bestilling skal fordeles på flere kostnadssteder - for eksempel fordi du bestiller på vegne av flere. Sett riktig kostnadssted på de forskjellige artiklene og kostnadsfordelingen skjer automatisk.

Hvis kostnadsstedet som er ferdigutfylt ikke er det du vanligvis bruker, ta kontakt med BTV Innkjøp.

 

Mva.

Her angir du hvordan momsen skal behandles på bestillingen. Det finnes tre momssatser, og noe er fradragsberettiget og noe er ikke. Følg anvisningen under, og spør innkjøpskontakten din hvis du lurer på noe.

  • Bøker til undervisning: "0"
  • Renhold, papir, plast, lyskilder, kontorrekvisita, datarekvisita: "KO25"
  • Matvarer til elevkantine som ikke legger på moms i kassen: "0". Tar du moms i kassen? "ING15" eller "ING25"
  • Matvarer til undervisning (for eksempel linje for matfag): "KO15" på matvarene og "KO25" på storhusholdningsartikler.

 

Avtale

Her skal du fylle ut anskaffelseskoden. Handler du på en rammeavtale, er dette veldig enkelt, da velger du "10 - kjøp på rammeavtale". Har du handlet fra en katalog, er det også alltid "10".

 


Publisert 12. juli 2016, oppdatert 25. januar 2018.