eOrder

Bestillingssystemet eOrder brukes til avrop på rammeavtaler i kommunene Ringerike, Øvre Eiker, Hurum, Flesberg, Rollag, Nore og Uvdal, Fyresdal, Vinje og Røyken. Under finner du svar på de vanligste problemstillingene knyttet til eOrder.

http://twitter.com/buskerudfoldfylke https://www.facebook.com/buskerudfylkeskommune http://plus.google.com

Glemt passord/brukernavn

Under feltene for brukernavn og passord i innloggingsbildet er det en liten link med teksten «Har du glemt påloggingsinformasjonen?»

Trykker du på denne kan du velge mellom glemt brukernavn/organisasjon eller glemt passord.

Har du glemt brukernavn/organisasjon skriver du inn e-postadressen du bruker på jobb, og koden som vises på linja under.

Har du glemt passord, må du fylle inn brukernavn og organisasjon og koden som vises på nederste linje.

Har du glemt all innloggingsinformasjon, velger du først «Glemt brukernavn/organisasjon» og får dette tilsendt på e-post, før du velger «Glemt passord» og fyller inn de opplysningene du akkurat fikk på e-post.

 

Hvordan opprette ny bestiller eller godkjenner?

Oppretting av ny bestiller eller godkjenner må godkjennes av innkjøpskontakten i din kommune.

Bestiller: For å opprette ny bestiller trenger vi opplysninger om; navn til bestiller, brukernavn og epostadresse.

Godkjenner: For å opprette ny godkjenner trenger vi navn og epostadresse,

Informasjonen sendes til oss på ehan...@bfk.no

 

Hvilke nettlesere

Alle nettlesere skal fungere, men vi erfarer at Internet Explorer 8 og 10 av og til støter på problemer.

 

Kan jeg logge på hjemmefra

IBX eOrder er tilgjengelig over alt, så lenge du er tilkoblet internett.  Har du glemt innloggingsinformasjonen din trenger du tilgang til jobb-e-posten din.

 

Hvor lang innloggingstid

eOrder har maksimalt en times innloggingstid mens du plukker/søker produkter, så dersom du trenger å handle mye kan det være lurt å dele det opp i litt mindre bestillinger slik at du ikke overskrider tiden.  Hvis du blir avbrutt ofte mens du bestiller varer anbefaler vi at du lagrer handlekurven som favoritthandlekurv hver gang du må gå fra pc-en.  Hvis du ender opp med mange favoritthandlekurver når du til slutt har fått sendt bestilling kan du enkelt slette de du ikke kommer til å få glede av. Det er et papirkurvsymbol øverst når du går inn i favoritthandlekurven som sletter hele kurven.

 

Bestilling/søk/sortering

For å bestille varer, velger du «Handle etter varer og tjenester» (Shop for products and services), og deretter «Søk i produkter.»  Her kan du skrive rett i søkefeltet hvis du vet hva du leter etter.

Når du søker etter en vare kan du få mange treff både når du søker på produktnummer og produktnavn.  Du kan begrense søketreffet ved å velge f.eks. leverandør, produsent og kategori blant valgene til venstre.

Hvis du vet hvilken leverandør du skal handle hos, men er usikker på hvilke produkter du kan velge i, kan du velge fanen «Leverandører og kategorier» og finne riktig leverandør.  Da kan du bla deg gjennom ehandelskatalogen.  Noen leverandører har veldig store kataloger, da kan denne fremgangsmåten være uhensiktsmessig.

 

Hvordan finne de beste prisene

Produkter med en spesielt god pris er merket med BEST PRIS BTV og tommel opp-symbol, du kan filtrere dette til venstre for søketreffet ditt eller katalogen(e) dersom du har gått via leverandør for å se alle produkter.

 

Lagre favoritthandlekurv

Når du har fylt handlekurven med produkter du tror du vil komme til å handle flere ganger, kan du velge knappen «Lagre som favoritthandlekurv» fra handlekurven.  Du må gi den et navn.  Vi anbefaler at du gir den et godt beskrivende navn så det vil bli lett å kjenne den igjen om du lagrer flere handlekurver.

Du finner dine favoritthandlekurver under fanen «Favoritter.» Når du åpner favoritthandlekurven kan du velge mellom å legge til ett og ett produkt, eller å legge hele favoritthandlekurven din i handlekurv.  Du kan også slette produkter i handlekurv om du ikke trenger alt fra favoritthandlekurven hver gang.

Hvis du ikke lenger trenger favoritthandlekurven din, kan den enkelt slettes ved å trykke på papirkurvsymbolet øverst når du går inn i favoritthandlekurven.

 

Fritekstbestilling

Hvis du skal handle hos en leverandør som ikke har ehandelskatalog, eller du ønsker produkter som ikke er lagt inn i ehandelskatalogen til en leverandør kan du bestille ved hjelp av fritekst.  Du går inn på «Søk i produkter» og velger fanen «Fritekst» til høyre.

Deretter søker du etter leverandøren du vil handle hos i søkefeltet.  Når du finner riktig leverandør, og velger den fra lista, får du opp knappen «Definer din ordre» til høyre. Når du trykker på denne knappen får du fram fritekstskjemaet for denne leverandøren.

Fritekstskjemaer kan variere litt, men det vanligste er at Artikkelnummer, Produktnavn og Pris er obligatorisk, så det kan være lurt å ha ringt leverandøren og spurt om BTV-prisen og artikkelnummeret for varen du ønsker å kjøpe.

Skriv gjerne også inn en beskrivelse av produktet, for å gjøre det så tydelig som mulig for leverandøren hva det er du ønsker å bestille.

Når du har fylt inn alt du trenger og ønsker, velger du «Legg til» og fritekstproduktet legger seg i handlekurven.  Du kan gjerne bestille fra både katalog og fritekst til samme leverandør på en bestilling. Spesielt når det gjelder leverandører som har minsteordregebyr er det en fordel å sende fritekst og katalogprodukter samlet som en bestilling.

 

Klargjør handlekurv

Når du går til kasse vil du få opp et bilde hvor du må velge godkjenner, fakturareferanse, fakturaadresse og leveringsadresse.  Pass på at alle valgene er riktig før du går videre.

Kontokode og kostsenter kan også fylles ut, men her er det forskjellig praksis fra kommune til kommune.  Er du usikker på om du skal fylle ut noe her spør innkjøpskontakten i din kommune.

For at bestillingen skal bli sendt til godkjenning må du først velge «kontroller og send til godkjenning» før du kan velge «send til godkjenning» på denne siden.  Når bestillingen er sendt til godkjenning vil du få den opp i lista over dine bestillinger.

 

Endre godkjenner

Hvis godkjenneren du har valgt ikke er på jobb, eller ikke har mottatt e-post om å godkjenne bestilling kan du sende bestillingen til godkjenning på nytt.  Da går du i lista over dine bestillinger, og velger riktig bestilling ved å trykke på handlekurvnummeret.

Inne i sendt handlekurv finner du nederst en knapp som heter «Endre godkjenner.»  Når du trykker på denne vil du se hvilken godkjenner du har valgt.  Trykker du på den lille pila ved siden av navnet kan du velge blant alle godkjennere i din kommune.  Når du har valgt hvem du vil endre til, trykker du «Send varsel» og en ny e-post om godkjenning blir sendt ut til godkjenneren. 

 

Kan eOrder brukes til automatisk fakturabehandling/fakturamatch?

eOrder har ingen direkte kobling til fakturabehandlingssystemet, men ved å bruke systemet bidrar man til høyere kvalitet på fakturaene, og enklere behandling. Her er noen aspekter knyttet til dette;

  • eOrder sørger for skriftlig bestilling.
  • eOrder gir leverandøren ett bestillingsnummer (referansenummer/PO-nummer) som skal stå på fakturaen, slik at det blir enkelt for kommunen å hente frem ordren, og sammenligne den med fakturaen.
  • eOrder gir leverandøren kvalitetssikrede leverings- og fakturaadresser, som blant annet inneholder GLN-nummer.
  • eOrder oppgir automatisk bestillingsdato, det hersker dermed ingen tvil om når varene ble bestilt.

Det finnes systemer som håndterer fakturaene automatisk. Slike systemer gir langt bedre kontroll og enklere fakturaflyt, men de har liten verdi før mange bestillinger går over ehandel. I starten er en manuell metode billigst og enklest.


Publisert 5. juli 2016, oppdatert 22. desember 2016.