Anskaffelsesforskriftens del I

Anskaffelser som omfattes av forskriftens del I.

Den nasjonale terskelverdien som utløser krav til kunngjøring på Doffin er hevet fra 500.000 til 1,1 millioner kroner. At anskaffelser ikke må kunngjøres, eller følge detaljerte prosedyreregler, betyr likevel ikke at det er fritt frem mht. hvordan anskaffelsene gjennomføres. Spørsmålet er hvor strenge krav som stilles.

Regler for gjennomføring av del I-anskaffelser (og innkjøp av helse- og sosialtjenester under EØS-terskelverdi)

For anskaffelser under nasjonal terskelverdi gjelder

  • formålsparagrafen,
  • de grunnleggende prinsippene i anskaffelsesloven og
  • forskriftens del I.

 De grunnleggende prinsippene

De grunnleggende prinsippene følger av anskaffelseslovens § 4. Grunnprinsippene skal følges for å sikre at lovens formål ivaretas.  De grunnleggende prinsippene stiller ingen spesifikke krav til hvordan en anskaffelse skal gjennomføres, men de gir viktige føringer mht. hvordan oppdragsgiver kan opptre.

Nedenfor vil vi gå kort gjennom de grunnleggende prinsippene om konkurranse, forholdsmessighet, forutberegnelighet, likebehandling og etterprøvbarhet som er nedfelt i anskaffelsesloven. Disse må alle ses opp mot proporsjonalitetsprinsippet.

Proporsjonalitetsprinsippet, eller forholdsmessighetsprinsippet, tilsier at oppdragsgiver ikke skal legge ned mer arbeid i anskaffelsen enn det anskaffelsens art, omfang, kompleksitet og verdi tilsier. Tanken bak dette, er å legge til rette for at oppdragsgiver skal kunne gjennomføre anskaffelsen i tråd med anskaffelseslovens formål om effektiv bruk av samfunnets ressurser.

Prinsippet får således betydning for gjennomslagskraften til de andre grunnleggendeprinsippene. Det vil si at oppdragsgiver må se hen til forholdsmessighetsprinsippet ved alle sine valg og vurderinger for hvordan han vil gjennomføre en anskaffelse etter del I, f.eks. i forbindelse med avgrensningen av ytelsen, spesifiseringen av hva det skal konkurreres om, ved fastsettelsen av frister, i forbindelse med en eventuell vurdering om hvor mange leverandører som bør kontaktes, ved vurderingen av den enkelte leverandørs egnethet osv.

Prinsippet om konkurranse er selve kjernen i anskaffelsesretten, og har særlig betydning ved innhenting av tilbud/utlysning av konkurransen.

Selv om regelverket ikke setter krav til kunngjøring, skal i utgangspunktet alle anskaffelser over kr 100.000 konkurranseutsettes. I dette ligger at oppdragsgiver ikke kan henvende seg til én foretrukken leverandør i markedet, men må ta kontakt med flere leverandører for å oppnå best mulig pris og kvalitet.

Konkurranse kan oppnås ved henvendelse/tilbudsinnbydelse direkte til flere leverandører, eller gjennom en forenklet frivillig kunngjøring i Doffin.

En frivillig kunngjøring kan f.eks. være aktuelt der oppdragsgiver ønsker å nå ut til et større marked, eller der anskaffelsens verdi ligger nær terskelverdien på 1,1 millioner.

Det er ingen klar grense for hvor mange leverandører som må kontaktes, men det følger av kravet til forholdsmessighet at antall forespørsler må tilpasses anskaffelsens art og verdi.

Veileder til anskaffelsesforskriften sier at:

«En oppdragsgiver som jevnlig gjennomfører konkurranser av samme art og kompleksitet må passe på at han faktisk skaper konkurranse om kontrakten hver gang. Dersom oppdragsgiver henvender seg til det samme fåtallet leverandører hver gang, vil han risikere at det ikke blir en reell konkurranse fordi leverandørene for eksempel etter hvert vil kunne vite hvor "listen ligger" og dermed ikke må inngi sitt beste tilbud. (…) Eksempel: Oppdragsgiver skal anskaffe kontorutstyr til en anslått verdi av 500.000 NOK. Oppdragsgiver velger å innhente tilbud fra to bokhandlere i nærmiljøet. Verdien av kontrakten, at det er mange aktører i markedet og at det må anses svært enkelt for oppdragsgiver å innhente tilbud fra andre gjør at oppdragsgiver har brutt kravet om konkurranse ved å kun henvende seg til to leverandører.» 

Prinsippet om forutberegnelighet skal bl.a. sikre at leverandørene har et forsvarlig grunnlag for å gi tilbud. Som et minimum må det opplyses om hva som skal kjøpes, omfang og lengde på kontrakten. Det vil også være sentralt å vite hvilke kriterier som legges til grunn for valget av leverandør, hvordan konkurransen skal gjennomføres og hvilke krav til leverandøren som skal gjelde.

Prinsippet har altså særlig betydning for planleggingen og beskrivelsen av anskaffelsen, men også for gjennomføringen av konkurransen.

Forutberegnelighetsprinsippet innebærer at når oppdragsgiver har angitt hvordan anskaffelsen skal gjennomføres i anskaffelsesdokumentene så må han også passe på at han selv følger dette.

Dersom oppdragsgiver for eksempel har satt absolutte krav til tilbudets innhold vil han ikke etter tilbudsfristens utløp kunne fravike disse kravene. Det er derfor viktig å tenke nøye igjennom hvilke absolutte krav som skal stilles. Dersom de endelige tilbudene ikke oppfyller de absolutte kravene kan oppdragsgiver ikke velge det aktuelle tilbudet. Oppdragsgiver kan imidlertid ha dialog med leverandørene med det formål å få de inngitte tilbudene til å samsvare med kravene i konkurransen.

Hvilke krav som stilles til forutberegnelighet vil etter forholdsmessighetsprinsippet variere etter anskaffelsens verdi, omfang, art og kompleksitet.

Likebehandlingsprinsippet må ivaretas ved gjennomføring av konkurransen. Prinsippet har særlig betydning ved kvalifiseringen, evalueringen av tilbudene, og ved gjennomføringen av eventuelle forhandlinger.

Likebehandlingsprinsippet dekker både diskriminering på grunnlag av nasjonalitet og usaklig forskjellsbehandling på annet grunnlag. Prinsippet krever at leverandørene behandles likt og får like muligheter, f.eks. ved at spørsmål og svar knyttet til konkurransen gjøres tilgjengelig for samtlige leverandører.

Ved kvalifisering og evaluering av tilbud er det viktig at like tilfeller behandles likt, og at ulike tilfeller behandles ulikt, med mindre noe annet er saklig og objektivt begrunnet.

Prinsippet om etterprøvbarhet innebærer at det må være mulig for leverandørene eller andre å sjekke at anskaffelsen er gjort i henhold til regelverket. Oppdragsgiver må derfor gi en begrunnelse for valg av leverandør som gjør det mulig å bedømme om tildelingen er foretatt i samsvar med reglene fastsatt for konkurransen. Prinsippet har altså særlig betydning ved begrunnelsen og oppfølgingen av dokumentasjonsplikten.

Kravet til dokumentasjon følger uttrykkelig av § 7-1, i forskriftens del I.

Det følger av denne bestemmelsen at oppdragsgiver skal oppbevare dokumentasjon som er tilstrekkelig til å begrunne viktige beslutninger i anskaffelsesprosessen. Oppdragsgiver skal også oppbevare kontrakten gjennom hele kontraktsperioden. Forhold som er vesentlige for gjennomføringen av anskaffelsen skal nedtegnes eller samles i en protokoll. Det stilles ingen formkrav til hvordan en slik protokoll skal se ut.

Andre krav som følger av forskriftens del I er kravet til skatteattest.

Dette gjelder for norske leverandører ved anskaffelser som har en verdi på kr 500.000 eks. mva. eller mer, jf forskriftens § 7-2.

Videre er det viktig å være oppmerksom på at Offentleglova gjelder for allmenhetens innsyn i dokumentene knyttet til anskaffelsen. Disse reglene må ses i sammenheng med Forvaltningslovens regler om taushetsplikt.


Publisert 9. mars 2017, oppdatert 29. november 2017.