Spørsmål og svar for innkjøpere

I BTV samarbeidet er det mange innkjøpere og bestillere. På denne siden finner du svar på noen ofte stilte spørsmål om anskaffelse av varer og tjenester. Ønsker du å søke på siden trykk "Ctrl"+F" på tastaturet.

Hvordan gjennomfører jeg en enkeltanskaffelse?

BTV Innkjøp har normalt ikke resursser til å hjelpe til med gjennomføringen. Er du ansatt i BFK er det obligatorisk å bruke BFK Innkjøp til alle anskaffelser over kr 100.000.

Kan jeg handle varer fra andre enn rammeavtaleleverandøren?

I en rammeavtale forplikter fylkeskommunen eller kommunen seg juridisk til å handle alle varer i en varekategori fra en valgt leverandør, det er derfor ikke tillatt å handle hos andre. Fylkeskommunen eller kommunen kan risikere søksmål dersom dette ikke blir overholdt.

 

Kan ansatte benytte BTV Innkjøps rammeavtaler privat?

Nei, avtalene er ikke laget for privat bruk.

 

Hvorfor kan dere ikke vise prislister på nettsiden?

Alle prislister ligger beskyttet i vår elektroniske kontraktsforvalter (EKF). BTV Innkjøp mener prislister fra våre rammeavtaleleverandører er sensitive opplysninger, og har derfor valgt å ikke legge disse åpent. Du kan ta kontakt med innkjøpsansvarlig for den enkelte rammeavtale hvis det er noe du lurer på.

 

Hvordan kjøper jeg nettbrett/lesebrett på en forskriftsmessig korrekt måte?

Det finnes mange leverandører av nettbrett eller lesebrett, og et av de mest kjente merkene er Apples iPad. Hva gjør du dersom noen i din virksomhet ønsker å kjøpe et større antall iPader?

I første omgang bør du lese § 5 i lov om offentlige anskaffelser. Her står det at alle anskaffelser skal være basert på "objektive og ikke-diskriminerende kriterier". Det vil si at du må definere behovet uten å se på eventuelle løsninger. Det kan i denne sammenheng være hensiktsmessig å bruke begrep som "nettbrett", "lesebrett" eller lignende.
Er du med på BTV Innkjøps rammeavtale for PC-utstyr, skal du bruke denne når du kjøper slike produkter.

 

Hva gjør jeg dersom jeg får en faktura fra en useriøs aktør eller noe som kan virke som svindel?

Dersom du mottar et krav om å betale for noe som du ikke kan se at du har bestilt, for eksempel en oppføring i et register eller lignende, er det flere ting du må vurdere:

  • Er kravet rettet mot en bestemt person? Har du snakket med denne personen? Kanskje det viser seg at kravet faktisk er helt reelt?
  • Dersom du er sikker på at kravet ikke er reelt, eller at det ikke er basert på en reell bestilling, kan du vurdere følgende fremgangsmåte;
  1. Skriv en kort innsigelse til firmaet der dere gir beskjed om at mottatt faktura ikke vil bli betalt. Det bør holde at innsigelsen begrunnes med at dere ikke kan se å ha et kundeforhold til vedkommende firma, da dere hverken har bestilt varer eller tjenester fra firmaet, eller for øvrig inngått noen form for gyldig avtale med dem. I tillegg bør det stå at det samme gjelder for eventuelle framtidige fakturaer.
  2. I noen tilfeller kan det være passende å legge til følgende; "Dersom kravet skyldes at noen i vår kommune har oppgitt "firmaopplysninger" til dere/svart på en henvendelse eller  lignende, krever vi at opplysningene slettes. Vi fremholder videre at slik innhenting av opplysninger ikke gir grunnlag for  krav mot oss. Et slikt krav vil i beste fall være basert på en svært tvilsom og villedende forretningsmetode. Saken anses  derfor som avsluttet fra vår side." Det er lite hensiktsmessig å ignorere slike fakturaer. Dersom første faktura ikke blir besvart/betalt, vil det ofte komme purringer og etter hvert inkassokrav. Da er det viktig at du har vært tidlig på banen og kan vise til daterte brev hvor du  avviser kravet.

 

Er kjøp av enkeltplass/institusjonsplass innenfor barnevern unntatt kunngjøringsplikten?

I noen tilfeller. KOFA-sak 364/2010 åpner for at kontrakter med store elementer av myndighetsutøvelse, for eksempel der det utøves tvang og det økonomiske elementet er underordnet, kan være unntatt regelverket. Dette gjelder forøvrig ikke dersom du ønsker en rammeavtale på slike tjenester.

 

Er kjøp av aktiviseringstiltak innenfor barnevern, rus, eldreomsorg osv. unntatt regelverket?

Nei, opplevelsesturer, arrangementer og lignende aktiviseringstiltak skal utsettes for konkurranse, jmf. punktet over.

 

Jeg vil kjøpe fra et selskap som sysselsetter funksjonshemmede. Må jeg kjøre konkurranse?

Ja, men i konkurransen kan du sette som forutsetning at konkurransen er forbeholdt bedrifter der flertallet av de berørte ansatte er funksjonshemmet - en såkalt "reservert kontrakt" (FOA § 3-12). Dermed kan fremdeles selskaper konkurrere på like og rettferdige vilkår.

 

Hva menes med "én anskaffelse" når flere enheter i kommunen skal kjøpe det samme?

Utgangspunktet er at anskaffelser bare kan deles opp der det foreligger saklige grunner for dette, og aldri for å omgå terskelverdiene (FOA § 2-3).

Hva hvis to enheter har behov for anskaffe noenlunde samme vare eller tjeneste innenfor omtrent samme tidsrom? Kan de da gjøre dette hver for seg?

Selv om forskriften ikke sier noe konkret om dette, har departementet kommet med en uttalelse om hvordan dette skal vurderes. I vurderingen skal det legges vekt på om anskaffelsen skjer av innkjøpsuavhengige enheter. Sentrale momenter i vurderingen er;

  • Om enheten har eget budsjett og selvstendig innkjøpsansvar.
  • Om anskaffelsen kun er til denne enheten.
  • Om beslutningen om inngåelse av kontrakt tas utelukkende av den ene enheten for denne type anskaffelse. Dette vil si at enheten ikke trenger godkjennelse for anskaffelsen.

Dersom ovenstående punkt kan bekreftes skal det være trygt å kjøre to anskaffelser. Et helt annet spørsmål er kanskje hva som vil lønne seg økonomisk.

 

Kan KOFA vurdere skjønn?

Klagenemndas kompetanse til å prøve innklagedes innkjøpsfaglige vurderinger begrenser seg til å avgjøre om det grunnleggende kravet til forsvarlig saksbehandling er overholdt, om vurderingene bygger på et korrekt faktum, og om de er vilkårlige eller sterkt urimelige.

 

Omfattes AS som eies delvis av det offentlige av Lov om offentlige anskaffelser?

Forskriften omfatter virksomheter som er organisert som egne rettssubjekter (f.eks. AS), dersom firmaet står i et nært tilknytningsforhold til det offentlige. For å være omfattet av regelverket må AS-et i hovedsak være kontrollert eller finansiert av en offentlig myndighet/offentligrettslig organ. I tillegg skal AS-et tjene allmennhetens behov (dvs. at det ivaretar behov i samfunnet). Vanligvis er dette behov som det offentlige ønsker å ha en avgjørende innflytelse over, for eksempel fordi det ikke er tilstrekkelig antall tilbydere fra privat næringsliv.

 

Hva skal til for å kunne kalle en anskaffelse for "egenregi"?

I henhold til rettspraksis fra EU-domstolen må to vilkår være oppfylt for at en leveranse mellom to rettssubjekter skal anses som egenregi (jmf. Teckal-dommen):

  • Kontrollvilkåret: Leverandøren må være underlagt en kontroll tilsvarende den som anskaffelsesmyndigheten selv utøver over interne organer.
  • Omsetningsvilkåret: Leverandørens omsetning må i det vesentlige være knyttet til den kontrollerende myndighet. Det betyr ut fra praksis at minst 90% av omsetningen til IKS/AS-et må knytte seg til å levere tjenester til offentlig anskaffelsesmyndighet.

Begge kravene gjelder uavhengig av selskapsform.

I vurdering av hvorvidt kontrollvilkåret er oppfylt der flere går sammen i et IKS, kan med andre ord "kravet om kontroll" vurderes samlet for de offentlige eierne. Unntak kan imidlertid være dersom en av de offentlige eierne har en helt ubetydelig eierandel. I følge EU-domstolen er for eksempel en eierandel på 0,97 % for liten til at den nødvendige kontrollen forelå.

Det er ikke anledning til å åpne for privat eierskap i AS dersom man skal kunne hevde egenregi.

 

Kan vi kjøpe fra ideelle organisasjoner uten å gå ut på anbud?

Nei, vanligvis ikke. Det avhenger av hva du skal kjøpe, for helse- og sosialtjenester finnes det en unntaksbestemmelse i forskrift om offentlige anskaffelser (FOA § 2-1 (3));

"For kontrakter om utførelse av helse- og sosialtjenester med en ideell organisasjon er oppdragsgiver ikke forpliktet til å følge reglene i forskriftens del II eller III. Dersom kontrakten overstiger terskelverdiene angitt i § 2-2 (terskelverdiene), gjelder likevel § 17-3 (krav til ytelsen og tekniske spesifikasjoner) og § 18-4 (kunngjøring av konkurranseresultater)."

Unntaket gjelder kun kjøp av helse- og sosialtjenester, og innebærer at oppdragsgiver ikke trenger å følge kunngjøringsregler eller spesielle prosedyrer, men det skal være en form for konkurranse mellom ideelle organisasjoner om kontrakten. Typiske tjenester som anskaffes innen helse- og sosialsektoren er; sykehustjenester, lege, fysioterapi, sosialomsorg i institusjon, forebyggende arbeid og oppfølgning av utsatte grupper, samt pleie og omsorg for ulike grupper trengende.

Hvis en ideell organisasjon tilbyr seg å utføre tjenester mot betaling kan du altså ikke uten videre takke ja, med mindre andre unntaksregler kommer til anvendelse, for eksempel at det er åpenbart at tilbudet er så unikt eller så gunstig at det faller inn under FOA § 2-1(2) a. eller b. Utover dette, må konkurransen gjennomføres på vanlig måte.

 

Hva gjør jeg med dørselgere og telefonselgere?

BTV Innkjøp har rammeavtaler i alle 3 fylkeskommuner og er forpliktet til å bruke disse. Derfor bør man høflig, men bestemt avvise dørselgere/telefonselgere med en gang. De tilbyr ofte "fantastiske" produkter til høy pris, og i store volum. Det er fordyrende fordi vi minsker volumet hos avtaleleverandøren, og vi kan i ytterste konsekvens risikere søksmål fra våre rammeavtaleleverandører. BTV Innkjøp har laget et forslag til tekst som kan brukes som informasjon til selgere som forsøker å få oss til å kjøpe varer utenfor rammeavtale. 


Publisert 11. september 2016, oppdatert 29. november 2017.