Ti råd for klart og forståelig språk

Det klare, tydelige og målgruppetilpassede språket er den nye normen for tekster fra det offentlige. Klarspråk handler ikke først og fremst om riktig eller feil språkbruk, men om å være språkbevisst og velge de formuleringene som er mest brukervennlige.

Disse ti retningslinjene for klarspråk tar for seg både hvordan vi tenker om tekst, og konkrete grep for formuleringer og setninger i tekstene våre.


1. Definer hvorfor du skriver, og hvem du skriver til

Hva er poenget med teksten din? Hva vil du at leseren skal vite eller gjøre etter å ha lest teksten din? Dersom budskapet kommer tydelig fram, er det større sjanse for at leseren gjør det du forventer og ønsker. Da slipper du å bruke tid på å oppklare og forklare i etterkant.

Tenk på dette når du skal skrive

  • Hva er poenget med teksten din?
  • Hvorfor skriver du?
  • Hva er hovedbudskapet i det du skriver?
  • Hva vil du at mottakerne skal vite eller gjøre etter å ha lest teksten?

Dersom du har dette klart for deg, blir det lettere å skrive en målrettet tekst der budskapet kommer tydelig fram

Hvem skriver du for?

  • Er teksten din intern eller ekstern?
  • Hvilke forkunnskaper har leseren?
  • Hvor mye bakgrunnsinformasjon må du ha med?
  • Hva er den viktigste informasjonen leseren skal sitte igjen med?

 

TIPS!

Det er lurt å se for seg en konkret person som mottaker av teksten din. Da blir det lettere å tilpasse teksten på en god måte.

 


2. Stopp opp og reflekter over språket ditt

Vi må bli mer bevisste på tekstene vi skriver, og tørre å stille spørsmål ved dem. Dette er kanskje den viktigste forutsetningen for å lykkes med å skrive klart. Det første skrittet mot de gode tekstene er derfor å bli mer kritiske til måten vi «alltid» har skrevet på. Hvis tekstene våre skal bli bedre, må vi også ta oss bryet med å endre dem.


3. Henvend deg direkte, og vær imøtekommende 

Bruk en hyggelig tone når du skriver. Hvis innbyggerne skal oppleve at vi er til stede for dem, må vi henvende oss direkte når vi skriver. Vi må tenke på at vi skal snakke med og ikke til mottakeren. Direkte henvendelse skaper en mer imøtekommende tone i teksten, og vi unngår å snakke over hodet på den vi skriver til.

Unngå så langt som mulig å omtale mottakeren din i tredjeperson (tiltakshaver, mottaker, søker, bruker, hjemmelshaver) eller ved hjelp av ubestemt pronomen (man og en).

Ikke bruk høflighetsformene De eller Dem som tiltaleform, fordi det er stivt og skaper avstand. Skriv heller du og dere. 

Måten vi skriver på, må være tilpasset situasjonen og budskapet, og vi må prøve å sette oss inn i hva mottakeren tenker og føler.

Ikke skriv

Skriv

Manglende dokumentasjon må innsendes innen tre uker. Dere må sende inn dokumentasjonen som mangler innen tre uker.
Det skal fylles ut både grunnutdanning og eventuell videreutdanning, som du har hatt. Du skal fylle ut både grunnutdanning og eventuell videreutdanning, som du har hatt.
Hensikten med denne brosjyren er å gi informasjon om kapittel 9A i opplæringsloven. Hensikten med denne brosjyren er å gi dere som er elever og foresatte, informasjon om kapittel 9A i opplæringsloven.
Ved overgang til ny arbeidsgiver kan arbeidstaker ved ev. sykdom først bruke egenmelding etter to måneder. Når du skifter arbeidsgiver, kan du bruke egenmelding ved sykdom først etter to måneder.

 


4. Skriv det viktigste først

Begynn alltid med det som er viktigst for leseren. Budskapet skal ikke bare ut, det skal inn.

Det betyr at hovedbudskapet, for eksempel vedtaket i et vedtaksbrev, må komme først i teksten, etter en kort innledning som setter teksten inn i en sammenheng. Faktagrunnlag, vurdering og informasjon om klagemuligheter er tekstdeler som kan komme senere i teksten.

TIPS!

Ta bare med det som er relevant for leseren, og stryk resten.

 


5. Gjør det enkelt å finne fram i teksten

Tekstene våre blir lettere å orientere seg i hvis vi bruker informative overskrifter og flere mellomtitler. Gode overskrifter kan romme mye informasjon. Bruk derfor denne plassen til å gi mottakerne verdifull lesehjelp.

Overskrifter

Bruk fullstendige setninger med subjekt og verbal. Vi må ta hensyn til at overskriftene skal være søkbare/synlige i fagsystemene og på nettsidene våre. Det er også viktig at overskriftene vi bruker i politiske saker, er tydelige, selvforklarende og søkbare. 

Velg en overskrift som gir mye informasjon 

Disse overskriftene eller mellomtitlene er for generelle eller utydelige:

Her får leseren tydeligere informasjon gjennom overskriftene eller mellomtitlene:

Mindre mobbing  Mindre mobbing etter hvert som elevene blir eldre 
Behandlingsansvar  Utdanningsdirektoratet og skoleeier deler på behandlingsansvaret 

 

Mellomtitler

Mellomtitlenes oppgave å hjelpe leseren til å lese avsnittet, de skal også hjelpe leseren til å finne fram til de mest relevante delene av teksten, og til å velge bort det som ikke er like interessant. Bruk mellomtitler i alle typer tekster – også i vedtak, brev og e-poster. Presise, informative mellomtitler gjør godt både for oss som skriver, og de som skal lese teksten vår.

Bruk luft - lag avsnitt

Det er også fint å bruke luft for å gjøre en tekst mer lesbar og mindre visuelt massiv. Lag avsnitt. Husk at teksten skal kunne leses i ulike kanaler. 

Bruk punktlister

Punktlister gir raskt oversikt over et tema og er særlig nyttig når du skal ramse opp ulike alternativer, funn eller vilkår, eller når du skal fortelle leserne hva du forventer av dem.


6. Tydeliggjør ansvar og roller ved å bruke et aktivt språk 

 Få fram hvem som gjør hva! Passivformuleringer kan skjule hvem det er som handler i setningene. 

Unødvendig passiv:

Bruk heller aktiv:

Fullmakt vedlegges. Vi legger ved en fullmakt.
Søknaden er behandlet. Vi har behandlet søknaden din.
Det er mulig å sende ut brosjyrer til skoler som ber om det. Vi kan sende ut brosjyrer til skoler som ber om det.
Det legges vekt på å utvikle materiell som kan være til støtte og hjelp for skoleledere. Utdanningsdirektoratet legger vekt på å utvikle materiell som kan være til støtte og hjelp for skoleledere.
Det skal pekes ut en representant som skal veilede foresatte i hvordan de utformer en klage. Foreldrerådets arbeidsutvalg (FAU) peker ut en representant som skal veilede foresatte i hvordan de utformer en klage.
Alle oppgavene skal besvares. Du skal svare på alle oppgavene.

 


7. Skriv konkret, unngå fremmedord og forkortelser 

Noe av det som skaper omveier i kommunikasjonen, er at vi velger å bruke abstrakte uttrykksmåter.

Et av de mest effektive grepene for å gjøre en tekst mer konkret, er å bruke verb i stedet for substantiver når vi uttrykker handling. 

Når vi skriver, har vi lett for å gjøre verb om til substantiver, fordi det kan virke mer formelt eller saklig. Problemet er at det gjør språket tyngre og mer abstrakt – og dermed vanskeligere å forstå. Et av de mest effektive grepene for å gjøre en tekst mer konkret er derfor å bruke verb i stedet for substantiver når vi uttrykker handling. 

Bytt ut ord som slutter på -ing eller -else med verb 

Det blir tyngre og mer abstrakt med substantiveringer
Egne eksempler skole  

Det er lettere å forstå med verb eller hvis vi skriver om setningen  

Vi har også lett for å bruke avanserte fremmedord som tilsynelatende har større tyngde enn begrepene fra hverdagsspråket. Dette kan gjøre at vi snakker litt over hodet på mottakerne og være med på å gjøre teksten komplisert og vanskelig å forstå. 

 

Unngå eller forklar fremmedord

Eksempler på fremmedord som kan gjøre teksten tung og abstrakt:

Gode alternativer:

adekvat passende, dekkende, fullgod, samsvarer med
angjeldende om, vedkommende, denne, dette, den det gjelder (eller sløyf ordet)
befatning ofte: tilknytning, medansvar
dimensjonere tilpasse
disponere bruke
forefinnes finnes, være tilgjengelig
foreligge være, eksistere
forestå lede, ha ansvaret for
forevise vise fram
forføyninger tiltak
formodning forventning
fremlegge legge fram
følgelig derfor
henhold etter, i samsvar med, ifølge
hensiktsmessig passende, anvendelig
herav følgende, som følge av dette
herom om
herværende denne
initiere ta initiativ til, begynne, sette i gang
innovativ fornyende, ny
kasus tilfelle
komplettere fullføre, gjøre ferdig
konsensus enighet
konstatere slå fast
koordinere samordne
lokalisering plassering, sted
potensial mulighet
relokalisering flytting

 

 

Skriv ord og navn helt ut

 Unngå forkortelser og skriv heller ord og navn helt ut. Dersom en forkortelse er hensiktsmessig, må du forklare hva den betyr første gang du bruker den i teksten. 


8. Bruk et oppdatert språk, unngå kansellistil 

Du må forklare ord som du har grunn til å tro at leserne dine ikke forstår. Plasser gjerne forklaringen i en parentes bak det aktuelle ordet.  

Vi må også unngå lange og kompliserte setningsstrukturer. Sett punktum. Del opp lange setninger, og unngå særlig innskutte leddsetninger (bisetninger). 

Velg bort ord og uttrykk som forbindes med umoderne byråkratspråk eller såkalt kansellistil. Eksempler på dette er hvorledes, angående og vedrørende. 

Andre konstruksjoner vi bør luke vekk, er partisippformer (foreliggende, hjemmehørende, gjeldende) og substantiver med enkel eller ingen bestemmelse (sakfører, denne lov, dette dokument). 

 

Skriv moderne norsk

Dette oppfattes fort som stivt og upersonlig:

Uttrykk flere kjenner og er vant til:

Vi ber om deres snarlige svar, senest fire uker etter dette brevs dato Vi ber om at du svarer raskt, senest fire uker etter datoen på dette brevet.
Ovennevnte tok kontakt for å få hjelp vedrørende sin økonomiske situasjon Du / Ole Olesen tok kontakt med oss for å få hjelp til å kartlegge din / sin økonomiske situasjon
De er således klageberettiget. Du har dermed rett til å klage.

 

 

Bruk bestemt form

Enkel eller ingen bestemmelse av substantivene skaper en stiv og formell tone

Med bestemmelse flyter språket mer naturlig

Oppdragsgiver har gått gjennom klagen. Oppdragsgiveren har gått gjennom klagen.
Klagers firma oppfyller ikke kravene. Klagerens firma oppfyller ikke kravene.
på dette grunnlag på dette grunnlaget

 


9. Bytt ut moteuttrykk og språklige klisjeer for et mer presist og variert språk

Mange irriterer seg over «forhold-ismen», og upresise og vage uttrykk som «i forhold til» og «fokus» stiller seg lett i veien for et klart og tydelig språk.

«I forhold til» betyr «sammenliknet med» og skal derfor egentlig bare brukes ved sammenlikninger, for eksempel her: «Denne andelen har økt med 5 prosent i forhold til i fjor.»

Vi kan også gjerne «fokusere» på noe, men uttrykket «fokus» blir problematisk og ulogisk når vi snakker om «stort fokus», «bredt fokus», «utvidet fokus» osv.

Så hvis det ikke er det vi mener, kan disse uttrykkene byttes ut med mer presise formuleringer, eller vi kan skrive om setningen. Hvis vi bruker moteuttrykkene mindre, oppnår vi også et mer variert språk i tekstene våre.

 

Bytt ut moteuttrykk og klisjeer

Dette blir vagt eller feil

Mer presist

Høringsuttalelse i forhold til utkast til forskrifter. Høringsuttalelse om utkast til forskrifter.
Dette innebærer en tydeliggjøring både i forhold til brukeren og i forhold til interne virksomheter som på ulikt vis er involvert i arbeidet med barnet. Dette innebærer en tydeliggjøring både overfor brukeren og overfor interne virksomheter som på ulikt vis er involvert i arbeidet med barnet.
Når skatteoppgjøret foreligger, foretar kommunen en kontrollberegning i forhold til om vederlaget for fjoråret var riktig utregnet. Når skatteoppgjøret foreligger, kontrollerer kommunen om vederlaget for fjoråret var riktig utregnet.
Kunnskapsskolens innhold, kvalitet og utfordringer fikk ekstra fokus i en debatt i fylkestinget. Fylkestinget debatterte innholdet, kvaliteten og utfordringene i Kunnskapsskolen.
Det har vært et vedvarende fokus omkring arbeid med sykefravær. Arbeidet med sykefravær har stått sentralt.
Det har vært og er rettet et stort fokus på kryssutbedringer langs trafikkerte fylkesveier. Det har vært og er rettet mye oppmerksomhet mot kryssutbedringer langs trafikkerte fylkesveger.

 


10. Be en kollega om tilbakemelding på teksten 

Teksten er vårt ansikt utad. Hvordan vi skriver, er derfor viktig for vår tillit og vårt omdømme. Men som vi alle kjenner til, er det lett å skrive seg «blind». Selv om vi leser korrektur flere ganger, oppdager vi ikke skrivefeilene. Det kan derfor være nyttig å få en kollega til å lese gjennom teksten før du sender den videre.

 

TIPS!

Les teksten høyt for deg selv. Er det noe du har vanskeligheter med å si, bør du heller ikke skrive det.


Publisert 18. mai 2017, oppdatert 26. september 2017.