REGLEMENT FOR
KONTROLLUTVALGET
Fastsatt av
Kommunal- og regionaldepartementet 15. juni 2004 med hjemmel i lov 25.
september 1992 nr. 107 om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) § 77 nr.
11.
Departementets forskrift er i uthevet skrift. (Det som gjelder
kommuner i forskriften er ikke tatt med). Forskriften om kontrollutvalg er
bindende for fylkeskommunen. Reglementet ble sist vedtatt av fylkestinget i
møte 7.12.2004 (sak 66/04)
Kap. 1 Virkeområde og formål
§ 1 Virkeområde og formål
Forskriften omfatter fylkeskommunens kontrollutvalg, og
gjelder utvalgets ansvar og oppgaver, regler om saksbehandling m.m. jf.
kommuneloven § 77.
Kontrollutvalget
har det løpende ansvar for tilsyn og kontroll med den fylkeskommunale forvaltningen
som sitt primære ansvarsområde. Utvalget utfører sine funksjoner på
fylkestingets vegne og er underlagt fylkestingets økonomiske og administrative
styrings- og instruksjonsmyndighet.
Kap. 2
Kontrollutvalgets sammensetning. Utskifting av
medlemmer.
§ 2 Valg og
sammensetning
Fylkestinget velger selv et kontrollutvalg til å forestå
det løpende tilsyn med den fylkeskommunale forvaltning på sine vegne. Utvalget
skal ha minst tre medlemmer.
Kontrollutvalget
har fem medlemmer, med et antall varamedlemmer som
tilsier partiets/gruppas antall medlemmer pluss to.
Fylkestinget velger selv medlemmer og varamedlemmer
til utvalget, og blant medlemmene leder og nestleder.
Minst ett av utvalgets medlemmer skal velges blant
fylkestingets medlemmer.
I tillegg bør to
av kontrollutvalgets medlemmer også velges blant fylkestingets faste medlemmer.
Lederen bør velges fra opposisjonen i fylkestinget.
Utvalgets leder og nestleder har møte- og talerett i
fylkestinget når utvalgets saker behandles.
Kontrollutvalgets
funksjonstid følger valgperioden. Valg av medlemmer og varamedlemmer
til kontrollutvalget skjer etter at valg av fylkesutvalg og fylkesordfører og
fylkesvaraordfører er foretatt på fylkestingets konstituerende samling.
Utelukket fra
valg er fylkesordfører, fylkesvaraordfører, medlem og varamedlem
av fylkesutvalg, medlem og varamedlem av
fylkeskommunal nemnd med beslutningsmyndighet, medlem av fylkesråd og ansatte i
fylkeskommunen.
§ 3 Utskifting av
medlemmer
Fylketinget kan når som helst foreta nyvalg
av utvalgets medlemmer. Ved utskifting av ett eller flere medlemmer av utvalget
skal det foretas nyvalg av samtlige medlemmer i
utvalget.
Kap. 3 Alminnelige
regler om kontrollutvalgets ansvar og
oppgaver
§ 4 Tilsyn og
kontroll
Kontrollutvalget skal føre det løpende tilsyn og kontroll
med den fylkeskommunale forvaltningen på vegne av fylkestinget, herunder påse
at fylkeskommunen har en forsvarlig revisjonsordning.
Utvalget er
underlagt fylkestingets økonomiske og administrative styrings- og instruksjonsmyndighet.
Utvalget skal
påse at det er rutiner for oppfølging av politiske vedtak som ikke er
iverksatt.
Utvalget kan ikke overprøve politiske prioriteringer som er
foretatt av fylkeskommunens folkevalgte organer.
Politiske
utvalg, driftsstyrer, fylkesordfører og fylkesrådmannen kan legge spørsmål som
hører under kontrollutvalgets tilsyns- og kontrollfunksjon, fram for utvalget
til uttalelse.
Kontrollutvalget
skal årlig forelegge fylkestinget en melding om tilsyns- og
kontrollvirksomheten i fylkeskommunen.
Utvalget avgjør
selv hvilke protokoller, referatsaker og rapporter som det vil ha seg forelagt.
Utvalgets faste medlemmer skal få tilsendt protokoller fra møter i
fylkesutvalget, alle hovedutvalg og andre viktige utvalg.
Utvalget har
myndighet til å samarbeide med politiet.
§ 5 Innhenting av
opplysninger
Kontrollutvalget kan hos fylkeskommunen, uten hinder av
taushetsplikt, kreve enhver opplysning, redegjørelse eller ethvert dokument og
foreta de undersøkelser som det finner nødvendig for å gjennomføre oppgavene.
For kontrollutvalgets medlemmer og dets sekretariat gjelder forvaltningslovens
alminnelige bestemmelser om taushetsplikt, jf. forvaltningsloven § 13 mv.
Opplysninger fra
fylkeskommunens revisor skal normalt gis av oppdragsansvarlig revisor. Når
opplysninger gis til et medlem, skal opplysningene samtidig gis de øvrige
medlemmene av kontrollutvalget.
Innhenting av
opplysninger fra fylkeskommunale organer eller fra fylkeskommunens forbindelser
skal skje fra kontrollutvalget ved dets leder eller fra kontrollutvalgets
sekretariat.
Dersom fylkeskommunen har egen ansatt revisor, kan
kontrollutvalget be om adgang til revisjonens arbeidsdokumenter og kan kreve
opplysninger av revisjonen.
Kap. 4
Kontrollutvalgets oppgaver ved regnskapsrevisjon
§ 6 Regnskapsrevisjon
Kontrollutvalget skal påse at fylkeskommunens årsregnskap
og fylkeskommunale foretaks årsregnskap blir revidert på en betryggende måte,
herunder holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet og påse at dette
foregår i samsvar med de bestemmelser som følger av lov og forskrift, god
kommunal revisjonsskikk og kontrollutvalgets instrukser, eller avtaler med
revisor.
§ 7 Uttalelse om
årsregnskapet og
årsberetningen
Når kontrollutvalget er blitt forelagt revisjonsberetningen
fra revisor, skal utvalget avgi uttalelse om årsregnskapet og
årsberetningen før det vedtas av
fylkestinget. Uttalelsen avgis til fylkestinget. Kopi av uttalelsen skal være
fylkesutvalget i hende tidsnok til at det kan tas hensyn til den før dette
organet avgir innstilling om årsregnskapet til fylkestinget.
§ 8 Oppfølging av
revisjonsmerknader
Når revisor påpeker forhold i årsregnskapet, jf. forskrift
om revisjon i kommuner og fylkeskommuner § 4, skal kontrollutvalget påse at
dette blir fulgt opp. Det skal også rapporteres om tidligere saker som etter
utvalgets mening ikke er blitt fulgt opp på en tilfredsstillende måte.
Kontrollutvalget skal gi rapport til fylkestinget om hvordan fylkestingets
merknader er blitt fulgt opp. Slik rapportering kan tas inn i
kontrollutvalgets årlige melding om tilsyns- og kontrollvirksomheten etter § 4
sjette ledd.
Kap. 5
Kontrollutvalgets oppgaver ved forvaltningsrevisjon
§ 9
Forvaltningsrevisjon
Kontrollutvalget skal påse at fylkeskommunens virksomhet
årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon i samsvar med bestemmelsene i
dette kapittel.
Forvaltningsrevisjon kan utføres av andre enn den som er
ansvarlig for revisjon av fylkeskommunens årsregnskap eller et fylkeskommunalt
foretaks årsregnskap.
§ 10 Plan for
gjennomføring av forvaltningsrevisjon
Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og
senest innen utgangen av året etter at fylkestinget er konstituert, utarbeide
en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen vedtas av
fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i
planperioden.
Planen skal baseres på en overordnet analyse av
fylkeskommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med
sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer
og virksomheter.
§ 11 Rapporter om
forvaltningsrevisjon
Med utgangspunkt i planen for gjennomføring av
forvaltningsrevisjon, skal kontrollutvalget avgi rapport til fylkestinget om
hvilke forvaltningsrevisjoner som er gjennomført og om resultatene av disse,
jf. § 8 i forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner.
§ 12 Oppfølging av
forvaltningsrevisjonsrapporter
Kontrollutvalget skal påse at fylkestingets vedtak i
tilknytning til behandlingen av rapporter om forvaltningsrevisjon følges opp.
Kontrollutvalget skal gi rapport til fylkestinget om
hvordan fylkestingets merknader til rapport om forvaltningsrevisjon er blitt
fulgt opp. Det skal også rapporteres om tidligere saker som etter utvalgets
mening ikke er blitt fulgt opp på en tilfredsstillende måte.
Rapportering
omtalt i forrige ledd kan tas inn i kontrollutvalgets årlige melding om
tilsyns- og kontrollvirksomheten etter § 4 sjette ledd.
Kap. 6
Selskapskontroll
§ 13 Selskapskontroll
Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med
forvaltningen av fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. jf. kommuneloven § 80.
Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og
senest innen utgangen av året etter at fylkestinget er konstituert, utarbeide
en plan for gjennomføring av selskapskontroll. Planen skal vedtas av
fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i
planperioden.
Kontrollutvalget avgjør selv hvem som på dets vegne skal
gjennomføre selskapskontroll.
§ 14
Selskapskontrollens innhold
Kontrollutvalget skal påse at det gjennomføres kontroll med
forvaltningen av eierinteressene i de selskaper som er omfattet av slik
kontroll, herunder å kontrollere om den som utøver fylkeskommunens
eierinteresser i selskaper gjør dette i samsvar med fylkestingets vedtak og
forutsetninger (eierskapskontroll).
Selskapskontrollen kan også omfatte forvaltningsrevisjon,
jf. forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner kap.
3.
§ 15 Rapportering om
selskapskontrollen
Kontrollutvalget fastsetter selv hvordan utført
selskapskontroll skal rapporteres til utvalget, herunder hvilket innhold slik
rapport skal ha. Et selskap som er omfattet av selskapskontrollen, og den som
utøver fylkeskommunens eierfunksjon, skal alltid gis anledning til å gi uttrykk
for sitt syn på de forhold som omtales i rapporten. Eventuelle kommentarer skal
fremgå av rapporten.
Med utgangspunkt i planen for gjennomføring av
selskapskontroll skal kontrollutvalget avgi rapport til fylkestinget om hvilke
kontroller som er gjennomført samt om resultatene av disse.
Rapportering
omtalt i forrige ledd kan tas inn i kontrollutvalgets årlige melding om
tilsyns- og kontrollvirksomheten etter § 4 sjette ledd.
Kap. 7 Særlige
oppgaver for kontrollutvalget
§ 16 Valg av
revisjonsordning. Valg av revisor.
Fylkestinget avgjør selv om fylkeskommunen skal ansette
egne revisorer, delta i interkommunalt samarbeid om revisjon eller inngå avtale
med annen revisor. Vedtaket treffes etter innstilling fra kontrollutvalget.
Dersom fylkestinget vedtar å konkurranseutsette hele eller
deler av revisjonen, foretar fylkestinget selv valg av revisor etter
innstilling fra kontrollutvalget.
Valgt revisor tjenestegjør inntil ny revisor er valgt av
fylkestinget.
§ 17 Saker om
ansettelse, suspensjon, oppsigelse og avskjedigelse
Der det er en egen revisjon i fylkeskommunen, avgir
kontrollutvalget innstilling til fylkestinget om saker om ansettelse,
suspensjon, oppsigelse og avskjed av ansvarlig revisor.
Der det er en egen revisjon i fylkeskommunen, foretar
kontrollutvalget ansettelse, suspensjon, oppsigelse og avskjedigelse av
revisjonens øvrige personale når slik myndighet ikke er delegert til revisor.
Der det er en
egen revisjon i fylkeskommunen, gjelder kommuneloven § 26 nr. 3 om at ansatte i
revisjonen har møte- og talerett i kontrollutvalget når dette behandler saker
som gjelder forholdet mellom fylkeskommunen som arbeidsgiver og de ansatte i
revisjonen.
§ 18
Budsjettbehandlingen
Kontrollutvalget utarbeider forslag til budsjett for
kontroll- og tilsynsarbeidet i fylkeskommunen. Kontrollutvalgets forslag til
budsjettramme for kontroll- og revisjonsarbeidet skal følge fylkesutvalgets
innstilling til fylkestinget.
Der fylkeskommunen har en egen revisjon avgir revisjonen
innstilling til kontrollutvalget om budsjett for revisjonen.
Kap. 8 Saksbehandling
og sekretariat.
§ 19 Saksbehandling.
Møte- og talerett i kontrollutvalgets møter.
Saksbehandlingsreglene
følger av kommuneloven § 29 såfremt ikke kommuneloven § 77 bestemmer noe annet.
Kontrollutvalgets møter holdes for lukkede dører dersom
ikke utvalget selv har bestemt noe annet. Dersom møtet holdes for åpne dører,
skal dørene likevel lukkes dersom utvalget skal behandle opplysninger som er
underlagt lovbestemt taushetsplikt. Kommuneloven § 31 nr. 3 siste punktum gjelder
tilsvarende. Utvalgets møter kan legges til virksomheter som et ledd i
utvalgets løpende tilsyns- og kontrollansvar. For kontrollutvalget er
møteprinsippet absolutt.
Innkalling til møtet skal med høvelig varsel sendes
utvalgets medlemmer, fylkesordfører og fylkeskommunens oppdragsansvarlig(e)
revisor(er). Innkallingen skal inneholde en oversikt over de saker som skal
behandles samt saksdokumenter. Innkallingen settes opp av utvalgets
leder i samarbeid med sekretariatet. Innkalling og saker som ikke er unntatt
fra offentlighet, sendes fylkestingets gruppeledere og media.
Protokoll
underskrives av utvalgsleder og nestleder. Kopi av protokollen sendes
kontrollutvalgets medlemmer og første varamedlem for
hver gruppering, fylkesordfører, fylkesvaraordfører, fylkestingets
gruppeledere, fylkesrådmann og media.
Kontrollutvalgets
saksdokumenter oppbevares av sekretariatet i samsvar med arkivlov med
tilhørende forskrifter.
Oppdragsansvarlig revisor, eller dennes stedfortreder, har
møte- og talerett i kontrollutvalgets møter og kan forlange sine uttalelser på
møtet protokollert. Møteretten gjelder likevel ikke når sak som angår en
revisors tilsettingsforhold behandles.
Utvalget kan
innkalle fylkesrådmannen, andre fylkeskommunalt ansatte eller folkevalgte når
dette er nødvendig for å klargjøre en sak.
§ 20 Sekretariat
Fylkestinget skal sørge for at kontrollutvalget har
sekretariatsbistand som til enhver tid tilfredsstiller utvalgets behov.
Sekretariatet skal påse at de saker som behandles av
kontrollutvalget er forsvarlig utredet og at utvalgets vedtak blir iverksatt.
Sekretariatsfunksjonen kan ikke legges til fylkeskommunens
administrasjon. Den som utfører revisjonsoppgaver for fylkeskommunen kan ikke
utøve sekretariatsfunksjoner for kontrollutvalget.
Den som utfører sekretariatsfunksjon for kontrollutvalget
er direkte underordnet kontrollutvalget og skal følge de retningslinjer og
pålegg som utvalget gir. Fylkesrådmannen har innenfor kontrollutvalgets myndighetsområde ikke
instruksjons- eller avgjøringsmyndighet overfor sekretariatet.
Kap. 9 Ikrafttredelse
– overgangsregler
§ 21 Ikrafttredelse
m.m.
Forskriften trer i kraft fra 1. juli 2004. Fra samme
tidspunkt oppheves forskrift om kontrollutvalg av 13. januar 1993 nr. 4044.
Bestemmelsen i § 2 annet ledd med krav om at minst ett av
kontrollutvalgets medlemmer skal velges blant fylkestingets medlemmer trer i
kraft fra 1. november 2007.
Bestemmelsen i § 20 om sekretariatet trer i kraft fra 1.
januar 2005.
§ 22 Overgangsregler
Kravet i § 10 om at kontrollutvalget senest ett år etter at
fylkestinget er konstituert, skal vedta en plan for forvaltningsrevisjon,
gjelder først fra ny valgperiode starter
1.
november 2007. I inneværende valgperiode skal slik plan være utarbeidet innen
31.
desember 2005. Tilsvarende gjelder for kravet i § 13 om at fylkestinget senest
innen utgangen av året etter at det er konstituert skal utarbeide plan for
selskapskontroll.
Fram til 1. januar 2005 kan fylkeskommunens revisor utføre
saksutredning og sekretærbistand for kontrollutvalget.